Digitalisasi Data Rekam Medis pada Unit Filling di Rumah Sakit Baptis Batu: Roadmap Implementasi

Abstract

Peralihan sistem rekam medis dari manual ke elektronik merupakan langkah krusial bagi Rumah Sakit Baptis Batu untuk meningkatkan mutu pelayanan dan mematuhi Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022. Unit filing di rumah sakit tersebut saat ini dihadapkan pada kendala efisiensi akibat tingginya volume kunjungan, keterbatasan ruang fisik, dan lambatnya pencarian berkas. Kegiatan pengabdian masyarakat ini bertujuan untuk memetakan tata kelola data rekam medis manual secara aktual dan merumuskan roadmap implementasi digitalisasi sebagai solusi strategis. Pendekatan yang digunakan adalah kualitatif deskriptif, dengan tahapan meliputi observasi lapangan, wawancara mendalam terhadap staf unit filing, penyusunan rancangan roadmap, serta sosialisasi dan evaluasi. Hasil analisis mengidentifikasi tiga permasalahan utama dengan bobot dampak tertinggi pada manajemen mutu: rendahnya efisiensi pencarian berkas yang memakan waktu 15–20 menit (40%), kerentanan keamanan data (35%), dan kurangnya akurasi dengan tingkat kesalahan data 5–10% (25%). Berdasarkan temuan tersebut, tim pengabdi merancang roadmap digitalisasi enam tahap yang mencakup: persiapan, pengadaan, migrasi digitalisasi, pelatihan staf, implementasi uji coba, serta monitoring evaluasi. Dokumen roadmap beserta bagan alur mitigasi risiko ini telah divalidasi, disosialisasikan, dan diserahkan kepada pihak manajemen rumah sakit. Kesimpulannya, roadmap ini berperan sebagai panduan navigasi bagi Rumah Sakit Baptis Batu dalam mewujudkan transformasi rekam medis elektronik yang terintegrasi, aman, dan berkesinambungan.